Videohovory si si již pro svou efektivitu a neoddiskutovatelnou úsporu času i financí, dávno našly místo ve firemní komunikaci. Pojďme si shrnout základní, možná až banální, pravidla pro co nejlepší využití videohovorů.
O výhodách vzdálené video komunikace jsme již psali v jednom našem starším článku. Dnes si představíme základní pravidla, která pokud budete dodržovat, zajistí vám zcela bezproblémové video hovory.
DOMLUVA HOVORU
Termín video hovoru musí být přesně stanoven, všichni účastníci by měli být na svých místech alespoň 15 minut před startem. Je potřeba stanovit osobu, která bude pověřena vedením konference, která bude celý hovor řídit, moderovat, udělovat slovo. O tématu hovoru by měli být dopředu písemně informování všichni pozvaní účastníci. Budou si tak moci dopředu připravit podklady a konference bude mít spád.
PŘÍPRAVA VIDEO HOVORU
Před vlastním zahájením hovoru je potřeba spustit počítač, na kterém bude hovor prováděn, spustit i komunikační program, ve kterém bude video hovor proveden (Skype, Hangout, Messenger…), vyzkoušet jak hlasovou tak i video komunikaci, nastavit hlasitost zvuku, zkontrolovat rozmístění mikrofonu a zacílení kamery. Velmi nepříjemnou situaci vyvolá případná aktualizace operačního systému nebo video programu, která způsobí obvykle velké veselí mezi zúčastněnými a zcela naboří pracovní nastavení skupiny.
KAMERA
Kameru je vhodné směřovat tak, aby v záběru kamery byli pokud možno všichni účastníci konference. Směr kamery volte tak, aby byl pro vizuální zobrazení diskutujících co „nejlichotivější“.
VYSTAVUJTE FAKTURY ONLINE A ZDARMA
Více informací ZDE
Už ne faktury z Excelu! Použijte snadnější a lepší řešení – tvorbu faktur online a zdarma.
MIKROFON
Ideálním bude použití kvalitního všesměrového mikrofonu. Pokud tímto vybavením nedisponujete, je potřeba si vyzkoušet způsob předávání a práce s mikrofonem (jeho nejlepší vzdálenost od úst) mezi účastníky, ještě před zahájením mítinku.
TICHO
Pokud ve své firmě nemáte pro účely video konference vyčleněnou speciální zvukově izolovanou místnost, je potřeba po celou dobu konference zajistit co největší klid v okolí. Také případné návštěvy odkázat na pozdější dobu nebo je s omluvou přesunout na jiný termín setkání. Pokud to je jen trochu možné, zajistěte, aby žádný z členů konference musel nečekaně ze schůzky odejít.
VEDENÍ KONFERENCE
Jedna osoba by měla být pověřena vedením konference, udržovat osnovu a pořadí probíraných hlavních témat. Také by měla předávat slovo jednotlivým diskutujícím. V případě, že se zúčastnění neznají, určitě na začátku provést krátké představení všech osob na obou stranách. Také pouze tato osoba by měla obsluhovat přepínání video hovoru mezi kamerou, sdílením obrazovky a chatem. Pravidlem musí být také to, že vždy mluví pouze jedna osoba, která je bezpečně viditelná přes kameru.
SDÍLENÍ OBRAZOVKY
Sdílení obrazovky je samozřejmě mocný nástroj pro vysvětlování například nové funkce v programu, zobrazení Powerpoint prezentace, ukázku grafů… Ale i v průběhu vlastního sdílení, by mělo platit pravidlo, že mluví pouze jedna osoba, která sdílení obrazovky právě ovládá. Je jakýmsi nepsaným zlozvykem, že jakmile je zahájeno sdílení obrazovky a účastníci konference, tak zmizí ze záběru, začne někdy větší, někdy menší „volná zábava“. Pro obě strany je to velmi rušivé a je potřeba se tomuto nešvaru vyvarovat.
CHAT
Chat doporučujeme při konference využívat co nejméně. Maximálně může sloužit pro zaslání například složitého URL odkazu nebo souboru. Časté přepínání komunikace mezi video a textovým režimem může vést ke snížení soustředěnosti.
NÁHRADNÍ KOMUNIKACE
Je to jen technika. Vždy se může stát, že se něco pokazí. V takovém případě, je dobré mít připravený „plán B“. Operativně vytvořit alespoň telefonní konferenci, mít v záloze náhradní hardware, domluvit se s druhou stranou po telefonu na náhradním řešení.
