Software pro správu dokumentů nabízí nejen lepší způsob ukládání, třídění, vyhledávání a přístupu k záznamům, ale také umožňuje správcům omezit určité soubory pomocí oprávnění a zajistit, aby jej měli k dispozici pouze lidé, kteří k těmto dokumentům potřebují přístup. Soubory lze navíc opakovaně upravovat a aktualizovat. Většina aplikací má funkci verzování, která uživatelům umožňuje sledovat změny, ke kterým došlo během životního cyklu dokumentu. A jaký software je nejlepší?
PODNIKATELÉ SOBĚ – Facebooková skupina pouze pro podnikatele.
Sdílení podnikatelských zkušeností, výměna názorů, rady a tipy od podnikatelů pro podnikatele.
Co DMS umí
Systémy správy dokumentů DMS – (Document management system) nabízejí nástroje, které vám pomohou vytvořit a spravovat kancelář bez papíru. Spíše než použití více programů pro zpracování různých fází bezpapírového pracovního postupu, poskytuje tento software všechny funkce, které potřebujete, v jediném rozhraní.
Většina aplikací zahrnuje zobrazovací nástroje, které se propojí se skenerem pro převod papírových dokumentů na digitální soubory, což vám umožní skenovat a importovat dokumenty přímo do centrálního úložiště dokumentů. Mnoho softwarových programů zahrnuje přizpůsobitelné šablony pro vytváření dokumentů a přidružené nástroje, které automaticky formátují nově naskenované soubory tak, aby odpovídaly standardům formátování vaší kanceláře nebo aby vyhovovaly průmyslovým standardům.
Kromě skenování papírových dokumentů vám mnoho systémů umožňuje importovat většinu typů digitálních dokumentů: PDF, soubory textového editoru, tabulky, obrázkové soubory a mnoho dalších formátů souborů. Jakmile je dokument importován do systému, je uložen v úložišti dat, které lze zpřístupnit ostatním ve vaší kanceláři a v mnoha případech i jednotlivcům mimo vaši kancelář.
Nejlepší software pro správu dokumentů vám dává možnost udělit přístup jednotlivcům ke konkrétním dokumentům v úložišti podle potřeby. S mnoha aplikacemi ukládáte své dokumenty do cloudu, což umožňuje jednotlivcům s oprávněním získat přístup k libovolnému souboru odkudkoli na světě pomocí webového prohlížeče a připojení k internetu.
Software pro správu dokumentů může také poskytovat řadu nástrojů pro automatizaci spolupráce a pracovních postupů, které pomáhají vašemu týmu harmonicky pracovat, což usnadňuje vytváření, úpravy, kontrolu a schvalování všech dokumentů nezbytných pro hladký chod vaší firmy.
ZAČNĚTE PODNIKAT. ZALOŽTE SI ESHOP.
Provozování vlastního internetového obchodu je jedním z nejdostupnějších a nejrychlejších způsobů, jak začít podnikat. Eshop založíte na jedno kliknutí a během týdne můžete začít prodávat. Založit eshop.
Takto může váš eshop vypadat (na výběr máte 23 šablon):
| Šablona KRYPTONIT | Šablona ETHERUM | Šablona ZINCUM | Šablona CUPRUM |
|---|
Porování a zhodnocení dostupných DMS systémů
M-files
Tento DMS jsme vyhodnotili jako celkově nejlepší z našeho výběru, díky jeho komplexní sadě funkcí. M-Files obsahuje užitečné nástroje pro spolupráci a automatizaci pracovního postupu, které jsou uživatelsky přívětivé a efektivní. Získáte také systém zobrazování dokumentů, který obsahuje optické rozpoznávání znaků (OCR) pro automatické indexování a organizaci dokumentů. Tento software je kompatibilní s Windows a Mac i mobilními operačními systémy, takže uživatelé mají přístup k M-souborům na různých platformách.
FileHold
FileHold Express je systém správy dokumentů, který můžeme doporučit pro malé firmy, protože nabízí cenově dostupné cenové plány pro nejmenší podniky a umožňuje bezproblémovou aktualizaci na větší licence. Nízko-nákladové a škálovatelné řešení je klíčem pro malé podniky a startupy a FileHold Express nabízí takové, které zahrnuje všechny základní funkce, které jsme hledali v systému správy dokumentů a také pokročilejší funkce, které umožňují spolupráci a automatizaci pracovního postupu. FileHold Express také obsahuje několik doplňkových funkcí, které mohou být zahrnuty do softwaru za příplatek. Tyto funkce jsou někdy součástí jiných systémů správy dokumentů, například některé nástroje pro automatizaci pracovního postupu a funkce elektronického podepisování.
DocuWare
DocuWare nabízí téměř všechny funkce, které potřebujete k uspořádání a správě desítek různých typů dokumentů. Mezi hlavní funkce patří jeho automatizační funkce, které vám pomohou eliminovat zbytečné každodenní procesy, aby se vaši zaměstnanci mohli soustředit na jiné záležitosti. Nástroje automatizace jsou zcela programovatelné a vhodné pro několik různých použití a oddělení, jako jsou lidské zdroje, prodej, marketing a účetnictví. Spolu s funkcemi produktivity se DocuWare integruje s několika CRM, což z něj činí cenné řešení pro výše uvedená oddělení.
Dokmee
DMS s nejlépe zabezpečeným systémem správy dokumentů. Zaměřuje se na šifrování dokumentů v úložišti a v tranzitu, přísné zabezpečení ve svých fyzických datových centrech. U Dokmee jsou všechny uživatelské účty chráněny heslem pomocí hesel šifrovaných pomocí klíčů RSA. Dokmee je kromě své bezpečnosti také uživatelsky přívětivý systém přístupný na různých platformách, včetně Windows, Mac, Android a iOS. Společnost nabízí řadu úrovní a cenových plánů, díky nimž je Dokmee přístupný pro podniky všech rozpočtů a velikostí. Zahrnuje 30denní bezplatnou zkušební verzi plnohodnotné verze svého softwaru Dokmee.
Alfresco
Alfresco One je softwarový program s otevřeným zdrojovým kódem, který je vysoce přizpůsobitelný, s nástroji pracovního postupu a spolupráce, jako jsou vlastní šablony, integrace s Dokumenty Google a Microsoft Office a automatická oznámení a výstrahy. Alfresco One nabízí silný seznam funkcí a některé jedinečné nástroje, které ostatní systémy správy dokumentů nemají. Flexibilní architektura také umožňuje integraci prakticky jakékoli aplikace třetí strany. Alfresco One však vyžaduje minimálně 100 uživatelů, což může být pro některé malé podniky překážkou.
VYSTAVUJTE FAKTURY ONLINE A ZDARMA
Už ne faktury z Excelu! Použijte snadnější a lepší řešení – tvorbu faktur online a zdarma.
