Také se vám nechce utrácet peníze za Word, Excel, Powerpoint a další kancelářské aplikace? Řešením může být například Google Disk.
Dnes si ukážeme, jak lze vytvořený dokument sdílet mezi více uživateli a jak vypadá souběžná práce s více editory.
V minulém díle jsme si ukázali, jak vytvořit první dokument v Google Disku. Tentokrát si posvítíme na možnosti sdílené práce a vůbec sdílení hotového dokumentu s dalšími uživateli nebo čtenáři takto vytvořeného souboru.
SDÍLENÍ DOKUMENTU – NASTAVENÍ PRÁV
Sdílení dokumentu znamená, že svůj vytvořený soubor chcete někomu zaslat. Buďto můžete soubor stáhnout, vyexportovat do libovolného formátu a zaslat klasicky například jako přílohu emailu. Touto možností se, ale v tomto díle zabývat nebudeme, o tom někdy příště. Druhou možností je zaslat příjemci URL odkaz na předmětný dokument. Příjemce takové zprávy na odkaz klikne a zaslaný email se mu otevře v jeho aplikaci Google Disk.
Tento odkaz vypadá například nějak takto: https://docs.google.com/document/d/1pppfkeAZGJUGXpjzg_JPqTpoVRjVw/edit?usp=sharing. Ale jak tuto adresu získat?
V souboru, který chcete sdílet, kliknete v pravém horním rohu na modré tlačítko „SDÍLET“, čímž se vyvolá okno pro nastavení sdílení:
Do políčka „Lidé“ vložíte buďto jména uživatelů nebo jejich emailové adresy. Pokud například zasíláte dokumenty v rámci firmy, kde víte, že mají všichni kolegové zřízený Google účet, můžete zadávat jména uživatelů. Nebo zadávejte přímo email příjemce tohoto emailu. V roletce napravo od políčka „Lidé“ (ikonka tužky) můžete také nastavit oprávnění pro přístup k dokumentu – zda bude moci uživatel dokument pouze prohlížet, případně komentovat a navrhovat úpravy nebo zda mu přidělíte úplný přístup pro plnou editaci souboru.
Zároveň můžete napsat komentář, který zašlete emailem všem adresátům spolu s odkazem na sdílení souborů. Tedy kliknutím na tlačítko „Odeslat“ bude všem takto určeným uživatelům automaticky zaslán email s odkazem na sdílený dokument s přiloženou zprávou. Příjemci tohoto emailu pak již jen na odkaz kliknou a mohou s dokumentem ihned začít pracovat.
Dále v tomto okně naleznete také možnost „Rozšířená nastavení“, kde kliknutím na tuto možnost získáte ještě více možností pro nastavení sdílení:
Tímto způsobem můžete snadno vytvářet oprávnění k danému dokumentu, upravovat jednotlivá oprávnění, přidávat nebo ubírat uživatele s přístupem k dokumentu a měnit další nastavení.
SDÍLENÍ DOKUMENTU – ODKAZEM
Popis uvedený nahoře je velmi rychlý a efektivní. Ale jde to ještě rychleji :). Pokud například velmi spěcháte nebo se nechcete vypisovat třeba s 20 emaily a nastavovat podrobná oprávnění, je tu i druhá cesta. Místo toho, abyste začali tak trochu pracně přidávat jednotlivá oprávnění do políčka „Lidé“, klikněte na odkaz „Získat odkaz ke sdílení“, pomocí kterého můžete získat rovnou URL odkaz, který následně zašlete všem uživatelům, kterým chcete. 
I v tomto způsobu sdílení můžete nastavit 3 různá oprávnění pro vygenerovaný URL odkaz. Tzn. že všichni uživatelé, kterým zašlete URL, budou moci dokument pouze zobrazit, komentovat nebo upravovat. Jediné nebezpečí, které při tomto způsobu sdílení dokumentu hrozí, že zaslaný odkaz na soubor může využít kdokoliv, kdo ho získá. Přístup k dokumentu není omezen na přístup z oprávněného Googlu účtu (tak jak je to nastaveno pomocí první metody), ale přístup k účtu má každý, kdo zná URL odkaz.
SPOLEČNÁ PRÁCE V SOUBORU
A jak vypadá ona slibovaná souběžná práce v dokumentu, při současném přístupu více uživatelů? Je to velmi efektní i velice efektivní spolupráce více editorů zároveň. Pokud se k dokumentu připojí více uživatelů zároveň, je toto zobrazeno v hlavičce dokumentu, pomocí barevných kulatých ikonek. Pokud k dokumentu přistupují anonymní uživatelé pomocí získaného odkazu, je jim přiděleno jméno nějakého zvířete (Anonymní kojot, Anonymní zebra…). V případě, že přistupují z Google účtu, pro který jim byla přidělena práva, jsou označeni vlastním jménem.
Vlastní práce v dokumentu je již následně velmi jednoduchá a efektivní. Každý uživatel má v dokumentu zobrazen vlastní kurzor a pracuje na libovolných úpravách. Ostatní uživatelé přesně vidí, co každý právě upravuje. Barva kurzorů odpovídá barvě ikonky přihlášeného editora. Šikovné, že? Vyzkoušejte tyto funkce co nejdříve. Uvidíte, jak je sdílení a souběžná práce návyková.
V dalším díle se podíváme na export a na správu souborů vytvořených v Google Disku.
