Tvorba faktur je pro podnikatele obvykle příjemná práce. Vystavuje pro svého zákazníka fakturu, která je symbolem jeho kvalitně odvedené práce. Podívejme se nástroje, které by měly tuto činnost ještě více zpříjemnit.
Faktury lze vystavovat pomocí desítek nástrojů. Podívejte se v tomto článku na základní rozdělení nástrojů pro tvorbu faktur. Jaké výhody a nevýhody jednotlivé způsoby přináší?
UČETNÍ PROGRAM
Tvorba faktur v účetním programu vypadá jako logická volba. Toto řešení má určitě své výhody, ale i spoustu nevýhod, které jsou dány samou podstatou a technickým řešením, které vychází z desítky let staré technologie.
Výhody:
- Jde o robustní řešení, které plně využijí především velké firmy
- Můžete se spolehnout na pravidelnou aktualizaci programu, který tak reaguje na aktuální změny v legislativě
- Tyto programy neřeší pouze fakturaci, ale využijete je i pro zpracování příjmových dokladů, naskladnění produktů a jejich následnou správu a inventury, export dokladů účetní firmě
- Možnost automatizovaných činností – automatické párování došlých plateb, vypočítání DPH, …
Nevýhody:
- Programy musíte instalovat na každý váš počítač samostatně
- Aktualizace programu musíte provádět také na každém počítači
- Velkou otázkou je zálohování dat v případě poruchy jednotlivých počítačů
- Obvykle potřebujete pro správu účetního programu specializovaného IT technika, který se bude o provoz starat
- Velká složitost programu, pro menší podnikatele nebo živnostníky, je to jako „kanón na vrabce“
- Pracovat můžete pouze na počítači, kde je program nainstalovaný
- Obvykle je pro obsluhu programu absolvovat školení
- Platíte za každou licence, podle počtu počítačů na kolika máte program nainstalovaný
- Vyšší cena
Pro koho je vhodný:
- Účetní firmy
- Velké firmy, kde využívají program nejen fakturanti, ale i nákupčí, skladníci, manažeři…
- Firmy s IT oddělením, které se o provoz programu stará
Příklady účetních programů:
- Ekonom System, Money S3, Pohoda, Duel, Slim …. existují desítky programů, výběr je veliký
Cenově se pořízení účetních programů pohybuje v desítkách tisíc korun (dle objednaných funkcí a počtu licencí) a dále je nutné počítat s ročním poplatkem za prováděný upgrade systému o nové funkce, řádově tisíce korun.
FAKTURAČNÍ ŠABLONY
Nejjednodušší a zároveň nejméně komfortní systém. Prakticky jde pouze o tvorbu faktur ve specializovaných jednoduchých programech, určených pouze pro vystavení faktury. Typickým zástupce této skupiny je zřejmě nejstarší možný způsob – Excelovská tabulka.
Výhody:
- Jednoduché řešení, které zvládne obsluhovat každý
- Obvykle pořídíte takový program zcela zdarma
Nevýhody:
- Každou fakturu musíte vytisknout a předat vašemu účetnímu
- Nulová automatizace a kontrola úhrad faktur
- Pracné vystavování opakujících se faktur
- Bez možnosti pracovat s ceníkem nebo databázi odběratelů
- Nutná instalace programu na vlastním počítači
- Není možné pracovat odkudkoliv
- Bez možnosti zálohování, statistik, jakékoliv analýzy
- Bez technické pomoci výrobce progamu
- Obvykle bez reakcí na legislativní změny
- Nepomohou vám s EET
Pro koho je vhodný:
- Pouze pro nejmenší firmy, které vystavují ročně maximálně desítky faktur
Příklady fakturačních šablon:
- šablony pro Excel, Open office, Libre office…
Obvykle toto řešení pořídíte zdánlivě zcela zdarma nebo za jednorázovou částku. Ale skutečnost je taková, že to co ušetříte na způsobu fakturace, tak naopak zaplatíte více u vaší účetní firmy. Protože práce za ruční zpracování vystavených papírových faktur, se obvykle odrazí na vyšší ceně za služby účetních.
ONLINE TVORBA FAKTUR
Stále rozšířenějším způsobem firemní fakturace se stává online fakturace. Veškerá činnost probíhá v internetovém prohlížeči, lze tedy fakturovat z libovolného místa, z libovolného počítače po celém světě. A bezpečnost? To je naprosto stejné jako s internetovým bankovnictvím, kde je riziko daleko větší a používá ho již prakticky každý.
Výhody:
- Fakturace odkudkoliv
- Bez nutnosti instalace
- Bez starosti se zálohováním
- Vše vystavujete v internetovém prohlížeči
- Můžete se spolehnout na pravidelnou aktualizaci programu, který tak reaguje na aktuální změny v legislativě
- Některé programy již téměř dosahují kvalit robustních účetních programů, ale zachovávají si jednoduchou obsluhu
- Pracovat může více uživatelů najednou
- K dispozici máte u placených tarifů technickou podporu daného produktu
Nevýhody:
- Je nutné internetové připojení
Pro koho je vhodný:
- Vhodné pro firmy jakékoliv velikosti
Příklady účetních programů:
- Bohemiasoft (doporučujeme), Fakturoid, SuperFaktura, iDoklad, EkonomOnline a další
Měsíční poplatek je obvykle ve výši několika desítek až stovek korun. Existují i bezplatné tarify, ale ty obvykle neumožňují zcela komfortní plnohodnotnou práci.
Náš názor: Nejlepším řešením pro tvorbu faktur jsou online programy. Jednoznačně doporučujeme každému podnikateli.
