Jistě to znáte sami. Váš stůl přetéká papíry, smlouvami, fakturami a když potřebujete něco najít, nastává ta pravá legrace. Po zatřídění do šanonů se situace trochu zlepší, ale i následné dohledávání toho pravého dokumentu, trvá stejně nekonečně dlouho. Zbavte se všech těch papírů a starostí jednou provždy!
Přejít na plně bezpapírovou firmu je překvapivě jednoduché. Všechny staré dokumenty zdigitalizujte (s tím vám může pomoci specializovaná firma) a nové dokumenty už jednoduše netiskněte a vaši tiskárnu zamkněte na deset zámků. Brzy oceníte moudrost tohoto rozhodnutí. Vyhledání čehokoliv bude otázkou okamžiku. Přinášíme vám pár tipů, jak na to.
DIGITALIZACE
Pomocí kancelářských multifunkčních (tiskárna+scanner) zařízení sami snadno naskenujte své dokumenty, pro jejich uložení v digitální formě. Takto zdigitalizované dokumenty můžete v .pdf formátu uložit například do Google Disku nebo vašeho firemního datového úložiště. V případě, že uložíte do Google Disku, budou tyto dokumenty i automaticky zindexovány a následně je budete moci rychle dohledat pomocí fulltextového hledání.
Pokud se chcete jednou pro vždy zbavit desítek šanonů s firemními dokumenty, svěřte digitalizaci dokumentů odborné firmě. Mají s tím zkušenosti, výsledná práce bude profesionální, poradí nejlepší způsob uložení, označení a vhodný způsob zatřídění pro budoucí snadné dohledání.
NÁSTROJE PRO DIGITÁLNÍ KANCELÁŘ
Jaké typy dokumentů ve vaší firmě tisknete a jak je můžete nahradit digitální formou:
- Emaily – tisknete vaše emaily? A je pro to skutečný důvod? Přílohy z emailů rovnou uložte do vašeho datového úložiště, nasdílejte je vašim kolegům nebo je přepošlete dál v elektronické formě. Obsah důležitých emailů také snadno uložíte do elektronického dokumentu. Proč tedy tisknout?
- Faktury – přijaté papírové faktury naskenujte, elektronické uložte do datového archivu. Kdy naposled jste někomu poslali fakturu v papírové podobě? Jistě je to velmi dávno. Proč tedy ještě fakturu, kterou zákazníkovi pošlete emailem, ještě tisknout pro vaši účetní? Zcela zbytečné. Seznam faktur na konci měsíce zkopírujte na flash disk a předejte vaší účetní – bude ráda.
- Smlouvy – pracovní smlouvy, kontrakty, … vše může zůstat v plně digitální podobě. I většina vašich partnerů ocení spolupráci pouze s digitálními dokumenty. Zařiďte si elektronický podpis.
- Dokumenty, tabulky, prezentace, směrnice, návody – pro tisk jakýchkoliv vámi vytvořených souborů není žádný důvod. Vytvořené dokumenty sdílejte, sdílejte, sdílejte. Odměnou bude snazší a efektivnější spolupráce s kolegy, kteří si rychle zvyknou na souběžnou práci více editorů v dokumentu, komentování, sledování změn. Pro tvorbu všech typů dokumentů rozhodně doporučujeme Google Disk s jehož pomocí vytvoříte dokument, tabulku, nákres i prezentaci.
VYSTAVUJTE FAKTURY ONLINE A ZDARMA
Více informací ZDE
Už ne faktury z Excelu! Použijte snadnější a lepší řešení – tvorbu faktur online a zdarma.
FIREMNÍ PROCESY
Již ani jeden papír! To je heslo, které musíte stanovit jako firemní pravidlo. Poznámky na poradách se místo na papír dají psát na notebooku, faktury netiskneme, ale zasíláme emailem, směrnice netiskneme, ale každému nasdílíme… Je to opravdu jen otázka zvyku, určitého stereotypu a také lenosti. Ve skutečnosti lze 99% bezpapírové kanceláře dosáhnout během 14 denního zácviku. Nejlepší a nejúčinnější metodou je dočasné fyzické odstranění tiskárny nebo zamezení přístupu k tisku. Všichni zaměstnanci (ale i vy) najednou zjistíte, že to jde i bez papíru.
Bonusy, které vám toto rozhodnutí přinese:
- rychlejší dohledání dokumentů
- efektivnější spolupráce zaměstnanců
- všechny dokumenty dohledáte z jakéhokoliv místě na světě
- úspora peněz za papír
- úspora za neustálé výměny tonerů, za opravy tiskáren, koupě nových tiskáren
- snadné předávání podkladů pro účetní firmu
- vyřešená archivace
- získání volného místa po zlikvidovaných šanonech
- navíc se můžete před svými zákazníky a partnery chlubit, že jste udělali něco pro životní prostředí.
