EMAIL – VIZITKA VAŠÍ FIRMY

Ukažme si základní pravidla, které se vyplatí zkontrolovat ve vašem emailu, ještě předtím než kliknete na tlačítko „Odeslat“.

FORMA A STYL JAZYKA

Forma jazyka je závislá na tom, komu je email určen a měla by být dána jednotnou firemní strategií. Pokud jste firma, která se zaměřuje na mladší zákazníky, můžete určitě volit více neformální mluvu než při komunikaci se zákazníky, kterým například nabízíte drahé a luxusní zboží. Mnoho firem, které se snaží vypadat inovativně, nezávisle a mladistvě využívají slangu a jazykových novotvarů mládeže. V emailu se to pak hemží slovy jako „cool“, „na pohodu“ nebo třeba „roštěnka“.  Pokud prodáváte snowboardy, pak možná tento styl komunikace patří k věci, ale aby tento styl inovativně přejímala třeba banka (a už jsme takové emaily viděli), není dle našeho názoru ani vtipné ani rozumné.

PŘEDMĚT EMAILU

Předmět emailu často rozhoduje o tom, zda bude email vůbec otevřen nebo skončí v koši. Volte proto název emailu výstižný, jeho délka by měla být vzhledem k mobilním emailovým klientům do cca 50 znaků. Pokud se něco při tvorbě emailu opravdu vyplatí, pak je to pořádné promyšlení předmětu emailu. Není to tak jednoduché, napsat dostatečně atraktivní a výstižný předmět, který přinutí adresáta k jeho otevření.

ZAČNĚTE PODNIKAT. ZALOŽTE SI ESHOP.

Provozování vlastního internetového obchodu je jedním z nejdostupnějších a nejrychlejších způsobů, jak začít podnikat. Eshop založíte na jedno kliknutí a během týdne můžete začít prodávat. Založit eshop.

Takto může váš eshop vypadat (na výběr máte 23 šablon):

KONTAKTNÍ INFORMACE

Kontakt v emailu bývá často zdrojem „lidové tvořivosti“, kdy každý zaměstnanec firmy dá do emailu co ho napadne. Zabraňte tomu a nastavte jednotný vzor podpisu napříč celou vaší firmou. Obsahem podpisu by měl být určitě název firmy, logo, jméno odesílatele, jeho funkce a pozice ve firmě, telefon. Také do podpisu můžete dát slogan firmy nebo upoutávku na aktuální firemní akci nebo slevu.

TUČNÉ PÍSMO

Tučné písmo používejte pouze pro zvýraznění nejdůležitějších pasáží z celého emailu. Například pokud zvete vaše zákazníky na den otevřených dveří, zvýrazněte pouze termín této akce. Nadužívání tohoto prostředku povede k celkovému znepřehlednění hlavní myšlenky emailu.

VELKÁ PÍSMENA

VELKÁ PÍSMENA si v emailu prostě odpusťte. Využívání tohoto formátu je extrémně agresivní a na mnoho čtenářů může působit velmi negativně. Pokud například text prokládáte kapitalizací písma, například „NÁVOD NAJDETE ZDE“, na mnoho vašich zákazníků to může působit podobně jako kdybyste napsali „DEBILE, NÁVOD NAJDEŠ ZDE“.

GRAMATICKÉ ZNAČKY

Otázky i vykřičníky by měly být používány pouze tak, jak jsou zamýšleny a bez opakování. Není třeba a ani není vhodné přidávat tři otazníky na konci jedné věty.

SMAJLÍKY

Pro používání nebo nepoužívání tohoto fenoménu, by měly být nastavena jednotná firemní pravidla. Mnohdy komunikaci odlehčí, ale jejich přílišné používání může působit amatérsky a dětinsky. Raději se tedy smajlíkům v oficiální komunikaci zcela vyhněte.

PŘÍLOHA

Především nezapomeňte přílohu přiložit ;). Velkou pozornost věnujte velikosti příloh. Celková velikost by neměla přesáhnout 2 MB. S tím jak se zvyšuje podíl mobilních přístupů oproti klasickému přístupu přes počítač, tak by měla velikost vašich příloh klesat ne rozumnou velikost. Před odesláním emailu ještě raději zkontrolujte vlastní přílohy. Zda jdou otevřít a zda jste skutečně přiložili ty, které v emailu mají být.

KONTROLA

Před vlastním odesláním emailu si celý email ještě jednou zkontrolujte a pokud má být součástí emailu i příloha, nezapomeňte zkontrolovat její vložení. Není nic trapnějšího, než po odeslání emailu zasílat druhý omluvný email se zapomenutou přílohou.

ODESLÁNÍ

Až teprve nakonec, po provedení kompletní kontroly vašeho emailu, včetně příloh, zadejte emailovou adresu adresáta. Potvrzení o přečtení zadávejte pouze pokud je to z nějakého důvodu opravdu nutné, nebo pokud jste se zákazníkem na tomto domluveni. V opačném případě je to pro většinu zákazníků spíše obtěžující požadavek.